Das Meldeportal umfasst folgende Module:

• ein Critical Incident Reporting System (CIRS),
• ein Massnahmencontrolling.

In einer weiteren Etappe ist die Einführung des folgenden Moduls geplant:

• ein Formular zur Erfassung Aussergewöhnlicher Ereignisse (AE)

Critical Incident Reporting System (CIRS)

Im CIRS können Fehler, Risiken, kritische Ereignisse und Beinahe-Schäden in der Versorgung von Patienten erfasst werden. Es handelt sich dabei um sogenannte Near Misses, bei welchen zum Zeitpunkt des Berichtens kein Schaden durch das Ereignis beziehungsweise durch das Risiko erkennbar ist.

Nachstehend nicht abschliessende Beispiele möglicher CIRS-Meldungen:

• Missverständnisse oder Kommunikationsprobleme bezüglich Abmachungen, Verordnungen, Entscheidungen
• Nicht vorgenommene oder unklare Einschätzung von Selbst - / Fremdgefährdung
• Fehlende, mangelhafte, unklare, unlesbare Daten in der Patientendokumentation
• Unsachgemässe Lagerung von Medikamenten oder Materialien
• Beim Betreten einer geschlossenen Station nicht bei der Türe warten, bis sich die Türe geschlossen hat
• Rutschige, nicht gekennzeichnete Böden (z.B. bei Reinigungsarbeiten)
• Fehler in der Infrastruktur (KIS, Personalnotruf, Türschliessung usw.)
• Der Dienstarzt ist nicht erreichbar
• Ein Fussweg/Treppe etc. ist vereist/verschneit
• IT-Infrastruktur funktioniert eingeschränkt/nicht
• Mangelende Umsetzung von Datenschutzvorgaben
• Fehler, welche im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung eines Personalplanes oder vorgegeben Personalschlüssels eingetreten sind

Im CIRS sind die Grundsätze der Anonymität und Freiwilligkeit angewendet.

Das Absetzen einer CIRS-Meldung führt nicht automatisch zu Sofortmassnahmen. Sollte ein Ereignis Sofortmassnahmen erfordern, sind die Mitarbeitenden verpflichtet, diese je nach Situation über die Linie oder eigenständig einzuleiten. Die CIRS-Meldung erfolgt nachgelagert.

Massnahmencontrolling

Im Massnahmencontrolling werden Massnahmen, die aufgrund eingegangener Meldungen eröffnet wurden, nachverfolgt. Massnahmen können CIRS-Meldungen und/oder Meldungen Aussergewöhnlicher Ereignisse zugeordnet werden. Die Liste der abgeschlossenen Massnahmen ist offen zugänglich.

Datenpolitik und Vertraulichkeit

• Die Meldungen aller Module werden im Schweizer Rechenzentrum einer externen Firma gespeichert und verarbeitet. Gemäss Datenschutzkonzept wird die Datensicherheit dabei garantiert.
• Die Daten werden mittels SSL-Zertifikat übertragen, wodurch eine sichere Verschlüsselung garantiert ist.
• CIRS-Meldungen werden anonym abgegeben. Die Anonymität ist im CIRS Meldeportal zu jeder Zeit gewährleistet. Ausnahmen sind CIRS-Meldungen, bei denen der Verfasser freiwillig in den entsprechenden Feldern Angaben zu seiner Person macht.
• Nur die Meldekreis-, Querschnittsverantwortlichen und die Leiterin Unternehmensentwicklung haben Zugang zu den originalen CIRS-Meldungen, bevor diese anonymisiert werden. Insbesondere Namen, Alters- und Geschlechtsangaben werden anonymisiert. Erst nach der Kontrolle und Sicherstellung der Anonymität durch die Meldekreisverantwortlichen können die Meldungen im Unternehmen weiterverarbeitet werden. Die Meldekreisverantwortlichen unterliegen in Bezug auf die Verfasser einer CIRS-Meldung der Schweigepflicht, sollten sie diese durch die Originalmeldung identifizieren können.